Müşterilerin bir defterde, bir WhatsApp grubunda ve aklında dağınık duruyorsa hangisinin ne kadar borçlu olduğunu bulmak her seferinde yarım saat sürer. Müşteriler ekranı bunu tek yerde toplar: iletişim bilgisi, notlar ve basit bir cari defter. Resmî muhasebe değil; "kim ne kadar borçlu" sorusunun cevabı. Başlangıç, Pro ve işletme planlarında.
01Müşteri kaydı
Müşteri ekle ile kişi ya da şirket olarak kaydet. Telefon, e-posta ve adres yeterli; şirkette vergi dairesi ve vergi numarası da var. Aynı telefon numarası ikinci kez kaydedilemez, yani aynı kişi iki kez listeye girmez.
- Etiketler: "Bayi", "Öncelikli" gibi; listeyi etikete göre süzersin.
- Notlar: her görüşmede bir satır. Her açılışta okunması gereken notu en üste sabitle.
- Kampanya izni: müşteri kampanya ve duyuru e-postası almayı kabul ettiyse işaretle; kampanyalar yalnızca bu kişilere gider.
Artık çalışmadığın bir müşteriyi arşivle: kayıt silinmez, geçmiş hareketleri ve tutarları durur.
02Cari: kim ne kadar borçlu
Müşteri kartındaki Hareket ekle ile iki şey yazılır: borç (müşteri sana borçlandı) ve tahsilat (müşteri ödedi). Borca vade tarihi verebilirsin. Bakiye hareketlerden kendiliğinden hesaplanır.
Hareketler düzenlenmez ve silinmez; yanlış bir girişi ters kayıtla düzeltirsin. Bu kasıtlı: bir ay sonra "şu tutar neden değişti" diye sorulduğunda cevap defterde durur.
Müşteriyle hesaplaşırken Hesap ekstresini aç: seçtiğin aralıktaki bütün hareketler açılış bakiyesiyle birlikte tek PDF'te. Tarih vermezsen son üç ay gelir.
03Kendiliğinden yazılanlar
Bazı işler cariye sen yazmadan düşer:
- Teklif: müşteri teklifini bağlantıdan kabul ettiğinde teklifin tutarı borç olarak yazılır.
- Veresiye sipariş: ödenmeden teslim edilen siparişte kalan tutar borç olur; sonradan alınan ödeme tahsilat olarak düşer.
Aynı iş iki kez yazılmaz: tekliften siparişe çevrilen bir işte borç teklifte durur, ödeme de ona düşer.
04Tahsilat ve hatırlatma
Borçlu bir müşterinin kartında Hatırlatma gönder ile kibar bir ödeme hatırlatması e-postası gidersin. Mesaja ödeme bilgini (IBAN, son gün) ekleyebilirsin. Hatırlatma elle gönderilir, kendiliğinden gitmez: kimin ne zaman hatırlatılacağına sen karar verirsin.
Müşteri kartındaki AI özeti, cari, randevu, teklif, proje ve notlardan birkaç cümlelik bir durum özeti çıkarır: arayacağın müşteriyi bir bakışta hatırlarsın. Özet saklanmaz; müşterinin adı, ayarlarda izin vermedikçe servise gönderilmez.
05Listeyi taşımak
Müşterilerin bir Excel dosyasındaysa Müşteri aktarımı ile CSV olarak içe al. İlk satır sütun başlığı olmalı, en az bir "Ad" sütunu yeterli; Excel'in noktalı virgüllü ve Türkçe karakterli dosyası da okunur. Aktarım önce bir önizleme gösterir ve var olan kaydı güncellemez: listedeki eski bir telefon, kayıtlı doğru numaranın üstüne yazılmaz. Listeyi dosyaya çıkarırken ekrandaki süzgeçler de geçerlidir.
06Ekip ve izinler
İşletme hesabında her müşteriye bir takip eden personel atayabilirsin; personel yalnızca kendisine atanan müşterileri görür. Cari hareketi sahip, yönetici ve muhasebe ekleyebilir; görüntüleyici yalnızca okur.
