Fuarda dijital kartvizit: QR ile toplantı ve etkinlikte müşteri kazanma

Fuarda dijital kartvizit kullanmanın en kısa yolu şudur: kartınızın QR kodunu karşı tarafın göreceği yerlere koyun, karşınızdaki kişi telefonunun kamerasıyla okutsun, açılan kartta "Rehbere kaydet" düğmesine bassın ya da talep formunu doldursun. Kâğıt kartvizit sizi ilk dakikada tanıtır ama ikinci gün çekmecede kaybolur. Dijital kart ise rehbere kaydolur, mesaj yazdırır ve kaç kişinin baktığını gösterir. Bu yazıda fuar standında, iş görüşmesinde ve etkinlikte QR kartviziti nereye koyacağınızı, bilgi toplamayı, takibi ve ölçümü anlatıyoruz.

Fuarda ve iş görüşmesinde kartvizit neden sorun çıkarır?

Fuarda bir günde onlarca kişiyle konuşursunuz. Kâğıt kartvizit burada üç yerden tıkanır.

• Stok biter. İkinci günün öğleden sonrası kutu boşalır, kalan görüşmeler "mailinizi yazayım" ile geçer.
• Bilgi tek yönlüdür. Siz kartı verirsiniz, karşı tarafın kim olduğunu bilmezsiniz. Fuar sonrası arayacağınız kişilerin listesi sizde yoktur.
• Güncelleme yoktur. Basılı telefon numarası değiştiyse kartlar çöpe gider.

İş görüşmesinde ve toplantıda da benzer bir durum var. Masada üç kişiyle tanışırsınız, kartı uzatmak ya da karşı tarafın kartını rehbere yazmak toplantının akışını keser. Dijital kartvizit bu adımı tek harekete indirir: kod okunur, kişi kaydedilir.

Kartınız henüz yoksa önce dijital kartvizit nedir, nasıl yapılır yazısına bakın.

QR kodu fuarda nereye koymalı?

Kodun işe yaraması için insanların onu görmesi, kolay okutabilmesi ve ne olacağını bilmesi gerekir. Üç yer öne çıkıyor.

Stant: masa, arka pano ve tabela

Stantta kodu iki yere koyun: masanın üstüne, ziyaretçinin göz hizasına yakın bir yere; arka panoya da büyük boyutta. Pano kodunu uzaktan okutmak için büyük basın. Pratik kural, kodun kenar uzunluğunu okutma mesafesinin yaklaşık onda biri almaktır; iki metreden okutulacak kod için 20 cm civarı. Kodun yanına "Okut, rehbere kaydet" gibi tek satırlık bir yönlendirme yazın. İnsanlar ne olacağını bilirse okutur.

Stantta birkaç kişi çalışıyorsa hepsinin kodunu aynı panoya koymayın. Stantın kendisi için işletme sayfasının kodunu, kişiler için kendi kartlarının kodunu kullanın. İşletme hesabında Paylaş ekranı işletme sayfasının kodunu da üretir; ayrıntısı aşağıdaki ekip bölümünde. İşletme sayfasının okutmaları Analitik ekranında ayrıca görünmez (aşağıda "Neyi ölçmediğini bilin" bölümüne bakın); ölçmek istiyorsanız standa en az bir çalışanın kendi ekip kartının kodunu da koyun.

Yaka kartı

Fuarda çalışanın yakasındaki kart herkesin gözünün önündedir. Kartın arkasına ya da altına küçük bir kod koyabilirsiniz. Burada boyut sınırı vardır: kodu en az 2 cm kare basın, çevresinde boş bir çerçeve bırakın ve parlak laminasyondan kaçının, ışık yansıtır. Basmadan önce çıktıyı iki farklı telefonla deneyin.

Sunumun son sayfası ve ekran

Toplantıda ya da konuşma sahnesinde sunumun son slaydı genellikle "Teşekkürler" yazar ve boşa gider. O slayda kartınızın kodunu büyükçe koyun. Salondaki herkes telefonunu kaldırıp okutabilir. Aynı mantık broşür, el ilanı, davetiye ve masa kartı için de geçerli. Kodu panelde Paylaş ekranından PNG ya da SVG olarak indirirsiniz; baskıda SVG kullanın, büyüyüp küçülünce keskin kalır.

Kod koyduğunuz her yerde bir şeyi atlamayın: fuar salonunun çekim gücünü önceden deneyin. Kart internetten açılır. Büyük salonlarda hat yavaşsa ziyaretçi kodu okutup boş ekranla karşılaşabilir. Bu durumda kartın adresini WhatsApp'tan göndermek ya da fuardan sonra göndermek yedek yol olur.

Telefondan telefona paylaşım

Ayakta, iki kişi arasında paylaşım için kâğıda ya da panoya ihtiyacınız yok. Şu yolları kullanabilirsiniz.

1. Ekranınızdan okutun. Kendi kartınızı telefonunuzda açın ve sayfanın altındaki sabit çubukta QR düğmesine basın; kod tam ekran açılır ("Kamerayla okutun" yazar). Karşınızdaki kodu kamerasıyla okutur, kartınız onun telefonunda açılır. Pencere tarayıcının kendi özelliğiyle açılır (Safari 17, Chrome 114 ve sonrası); eski bir tarayıcıda düğme bir şey yapmaz, o durumda Paylaş ekranından indirdiğiniz kodu ekran görüntüsü olarak galerinizde tutabilirsiniz.
2. Adresi mesajla gönderin. Panelde Paylaş ekranı kart adresini ve hazır bir paylaşım metnini verir; WhatsApp'ta paylaş düğmesiyle doğrudan sohbette açabilirsiniz. Toplantıdan çıkarken ortak kişiye göndermek için pratiktir. WhatsApp tarafını WhatsApp kartvizit oluşturma yazısında ayrıntılı anlattık.
3. Dokunarak. NFC çipli bir kart ya da etiketle, telefonun arka yüzü yaklaştırılınca kart açılır; bu bir teknoloji olarak QR'ın yerine geçmez, yanında durur. Hangisinin nerede uygun olduğunu QR mı, NFC mi? rehberinde karşılaştırdık, tekniği de NFC kartvizit nedir yazısında anlattık.

Karşı taraf sizi rehbere nasıl kaydeder?

Fuardaki görüşmenin değeri, ertesi hafta karşı tarafın sizi hatırlaması ve bulabilmesidir. Kart sayfasının altındaki sabit çubukta bunun için Rehbere kaydet düğmesi var; yanında QR düğmesi durur.

Ziyaretçi düğmeye bastığında telefon bir kişi dosyası (vCard, .vcf) indirir ve rehbere kaydetmeyi sorar. Dosyada adınız, unvanınız, telefonunuz, e-postanız ve kart adresiniz bulunur; fotoğrafınız dosyaya girmez, kart sayfasında görünür. Düğme varsayılan olarak açıktır; kart düzenleyicide "Rehbere ekle düğmesi görünsün" kutusuyla istediğiniz zaman kapatabilirsiniz. iPhone ve Android'de adım adım nasıl kaydedildiğini vCard nedir, QR kodla nasıl paylaşılır yazısında bulabilirsiniz.

Bu düğmenin kaç kez kullanıldığını analitikte "Rehbere kaydedildi" satırında görürsünüz.

İş görüşmesinde ve toplantıda QR kartvizit

Bu bölüm ticari görüşmeler içindir: müşteri toplantısı, tedarikçi buluşması, satış sunumu. Masada üç dört kişiyle tanışırsanız kartı tek tek uzatmak yerine telefonunuzda QR'ı açıp ("QR" düğmesi) masaya tutmanız yeter; herkes kendi telefonuyla okutur ve "Rehbere kaydet" ile sizi kaydeder. Sunum yapıyorsanız son slayda kodu koyun, "sorularınız için" cümlesinin yanına. Toplantıdan sonra aynı gün kart adresini WhatsApp'tan ya da e-postayla gönderin; kısa bir "tanıştığımıza memnun oldum" mesajı, kod okutmayı unutanları da kapsar.

İş mülakatına gidiyorsanız (iş arayan olarak) mantık aynı: kartınızda ad, unvan, portföy ya da profesyonel profil bağlantınız ve telefon varsa, mülakat sonunda görüşmeciye kodunuzu gösterebilir ya da kart adresini teşekkür e-postasına koyabilirsiniz. Mülakatta kodu zorla okutmak yerine "isterseniz kartım burada" demek yeterli; karşı tarafın tercihine bırakın.

Talep formuyla fuardaki ziyaretçinin bilgisini toplamak

Rehbere kaydetme karşı tarafın size ulaşmasını sağlar. Siz karşı tarafın bilgisini nasıl alırsınız? Bunun için kartta talep formu var.

Ziyaretçi formda adını, e-posta ya da telefonunu ve en az 10 karakterlik bir mesajı bırakır. İkisi birden gerekmez: e-posta ya da telefondan biri yeterli. Fuar için bu çoğu zaman şöyle işler: ziyaretçi kodu okutur, kartın alt kısmındaki forma "Fiyat teklifi istiyorum, ürün X için" gibi bir satır yazar ve gönderir. Siz de o mesajla karşı tarafın ne istediğini bilirsiniz.

Panelde kart düzenleyicide Talep formu kutusundan formu açıp kapatabilir, form başlığını ("Bana yazın" gibi) ve kısa açıklamayı değiştirebilirsiniz. İsterseniz ziyaretçinin dosya (PDF ya da görsel, en fazla 10 MB) eklemesine izin verebilirsiniz. Örneğin bir teknik şartname ya da logo gönderecek müşteri için işe yarar. Talep formu bireysel hesapta Başlangıç ve Pro planlarda, işletme hesabında İşletme ve Kurumsal planlarda açıktır; planları fiyatlandırma sayfasında görebilirsiniz. Formu daha verimli hâle getirmek için lead formunu dönüşüm makinesine çevir rehberine de bakın.

Üç ayrıntıyı fuardan önce bilin.

• Bir bağlantıdan saatte en fazla 5 talep gider. Form, spam'e karşı aynı internet bağlantısından saatte 5 gönderimle sınırlı. Stantta herkesi salonun ortak Wi-Fi ağına bağlarsanız ya da kendi ağınızdan doldurtursanız altıncı kişi "çok fazla talep gönderildi" mesajı alabilir. Ziyaretçi kendi mobil verisiyle doldursun.
• Aydınlatma metni. Ziyaretçiden kişisel bilgi topluyorsunuz. Çalışma alanı ayarlarında kendi aydınlatma metninizi yazarsanız form o metne bağlanır ve ziyaretçiden "okudum" onayı ister. Metnin içeriği ve güncel yükümlülükler için hukuk danışmanınıza ya da resmi kaynaklara bakın; bu yazı hukuki görüş değildir.
• Bildirim gelir. Her yeni talepte işletme sahibinin e-postasına bildirim düşer. Bildirimleri kapatabilirsiniz, ama talep her durumda panelde durur.

Fuar sonrası takip: ilk 48 saat

Fuardan eve dönerken en büyük hata, "pazartesi bakarım" demektir. Talep gelen kutusu, tam bu iş için var: panelde Talepler sayfası.

1. Listeyi açın. Talepler yeni geldikleri sırayla durur. "Yeni" olanlar okunmamıştır. Süzgeçle son 7, 30 ya da 90 günü, türü (mesaj, teklif isteği, dosyalı) ve durumu seçebilirsiniz.
2. Durum verin. Bir talebe yanıt verdikten sonra durumu "Yanıtlandı" yapın. Böylece kimse aynı kişiyi iki kez aramaz. Yapılacak iş kalmayanları arşive alın.
3. Teklife çevirin. Teklif modülü planınızdaysa, talebin içinden tek tıkla teklif taslağı açabilirsiniz; kişi telefon ya da e-postayla müşteri kaydına eşleşir. Ayrıntısı teklif hazırla ve takip et rehberinde.
4. CSV olarak indirin. Fuar bittiğinde listeyi dışa aktarıp ekibinizle paylaşabilir ya da kendi tablonuza alabilirsiniz.

İlk mesajı kısa tutun: kim olduğunuzu, fuarda hangi konuda konuştuğunuzu ve bir sonraki adımı (aramak, numune göndermek, teklif hazırlamak) yazın. Ziyaretçi mesajında ne istediğini yazdığı için, ilk cevabın içinde o cümleyi tekrar etmek güven verir.

Analitikte fuarın etkisini görmek

Kart Elimde'nin analitik ekranı panelde ayrı bir sayfa. Ekrandaki pencere plana bağlı:

Üç günlük bir fuar için 30 günlük pencere yeter. Ekran şunları gösterir:

• Görüntüleme ve tekil ziyaretçi. Kartın kaç kez açıldığı ve kaç farklı kişinin açtığı. Önceki döneme göre yüzde değişim de görünür. Tekil sayısı günlük hesaplanır: fuar üç gün sürüyorsa aynı kişi her gün için ayrı sayılabilir.
• Kaynak. QR kodla gelenler "QR kod", bağlantıya tıklayanlar "Bağlantı", adresi doğrudan yazanlar "Doğrudan" diye ayrılır. Panelden indirdiğiniz QR kodlar ?src=qr taşıdığı için fuardaki okutmalar bu satıra düşer.
• Cihaz ve saat. Telefon, tablet ve bilgisayar dağılımı; saatlere göre görüntüleme. Fuarın hangi saatlerinde kişisel kartınızın daha çok açıldığını buradan görürsünüz.
• Kartta yapılanlar. Rehbere kaydedildi, Ara, WhatsApp, E-posta, Yol tarifi düğmeleri ve açılan dosyalar.
• Talep. Forma bırakılan mesaj sayısı.

Neyi ölçmediğini bilin

Ölçüm şeffaf kurgulanmıştır ve bazı şeylerin sınırı vardır.

• Çerez yok, IP saklanmıyor. Ziyaretçiye çerez bırakılmaz; ziyaretçi ayrımı günlük değişen bir özetle yapılır. Aynı kişi aynı gün bir kez sayılır, ama günler boyunca izlenemez. "Bu kişi kimdi" sorusunun cevabı yoktur, "bugün kaç kişi açtı" sorusunun vardır.
• Botlar sayılmaz. Arama motoru taramaları ve sohbet uygulamalarının bağlantı önizlemeleri ziyaret olarak yazılmaz.
• Kendi hareketleriniz sayılmaz. Panele giriş yapmışken kartınızı görüntülemeniz, düğme tıklamalarınız, rehbere kaydetmeniz ve dosya açmanız sayılmaz. Kendinize gönderdiğiniz test talebi ise Talepler'e düşer ve sayılır.
• Arama, WhatsApp, e-posta ve yol tarifi tıklamaları kısmen sayılır. Bu düğmeler dışarı açıldığı için tarayıcının küçük bir arka plan bildirimiyle sayılır. Chrome ve Safari bunu destekler, Firefox varsayılan olarak kapalı tuttuğu için o tarayıcıdaki tıklamalar sayılmaz. Yani bu satırlar gerçek sayının alt sınırıdır.
• Hangi baskının işe yaradığı ayrılmaz. Stanttaki kod ile yaka kartındaki kod aynı adrese gider; ikisi de "QR kod" satırında birleşir. Hangisinin daha çok okutulduğunu bu ekran söylemez. Saat grafiğine ve görüşme notlarınıza bakarak tahmin edebilirsiniz.
• İşletme sayfası okutmaları ayrı görünmez. İşletme sayfası bir üyenin kartı olmadığı için Analitik ekranında yer almaz; okutmalar yalnızca panel özetindeki 7 günlük toplam görüntülemeye karışır. Stanttaki işletme kodunun sonucunu ayrıca görmek mümkün değil.

Ekranı yorumlama yaklaşımı için analitikle kartının nasıl çalıştığını gör rehberini okuyabilirsiniz.

Ekip olarak katılan işletmeler için ekip kartları

Fuara üç dört kişiyle gidiyorsanız her çalışanın kendi kartı olması işi düzenler: ziyaretçi konuştuğu kişiyi rehberine kaydeder, çalışan da kendi görüşmelerinin sonucunu görür. İşletme hesabında bunun için Ekip kartları sayfası var.

• Üye daveti kabul edince kart açılır. Davet gönderince değil, üye daveti kabul edince ona bir kart taslak olarak oluşturulur ve listede görünür. ZIP'e yalnızca yayındaki kartların kodu girer: daveti kabul etmeyenin ya da kartını yayınlamayanın kodu ZIP'te olmaz. Davet ve roller için ekibini davet et ve rolleri ayarla rehberine bakın.
• Ortak şablon. Tema, varyant ve vurgu rengini bir kez seçersiniz; yeni açılan kartlar bu görünümle gelir. "Şu anki ekip kartlarına da uygula" kutusunu işaretlerseniz var olan kartlar da güncellenir.
• Kilitli bölümler. Görünüm, adres ve konum, çalışma saatleri, sosyal hesaplar ve bağlantı listesi bölümlerini işletmenin yönetimine alabilirsiniz. Kilitli bölüm çalışanın kartında düzenlenemez: adres, saatler, sosyal hesaplar ve bağlantılar işletme sayfasından, görünüm ise ekip şablonundan gelir. Böylece çalışanların kartlarında işletme adresi ve saatleri tek kaynaktan, doğru görünür.
• Toplu QR indirme. Yayındaki ekip kartlarının QR kodları tek bir ZIP dosyasında PNG olarak iner. Yaka kartı ya da basılı materyal için on kodu tek tek indirmeniz gerekmez.
• Stant için işletme sayfası. Paylaş ekranının işletme sayfası sekmesinden işletmenin ortak kodunu alabilirsiniz; işletme sayfasında logo varsa kodun ortasında küçük bir rozet olarak durur.

Analitik ekranı yalnızca giriş yapan kişinin kendi kartını gösterir. Her çalışan kendi kartının sonucunu kendi ekranında görür; yönetici olarak çalışan bazında karşılaştırmayı bu ekrandan göremezsiniz. Ekip kartları sayfası da kart başına görüntüleme göstermez. Ekip hesapları ve işletme planları için işletme sayfasına bakın.

Fuardan önce yapılacaklar listesi

1. Kartınızı yayınlayın, iletişim düğmelerini (telefon, WhatsApp, e-posta) doldurun ve "Rehbere ekle düğmesi görünsün" kutusunu açık bırakın.
2. Talep formunu açın; başlığı ve kısa açıklamayı fuara göre yazın.
3. QR kodu panelden SVG olarak indirin. Stant panosu, masa, yaka kartı ve son slayt için çıktı alın.
4. Çıktıyı iki farklı telefonla okutun. Kartın açıldığını, Rehbere kaydet düğmesinin çalıştığını ve forma yazdığınız mesajın panelde göründüğünü görün. Not: kendinize gönderdiğiniz test talebi gerçek bir talep olarak Talepler'de kalır ve sayılır; işiniz bitince arşive alın.
5. Salonun çekim gücünü deneyin, aydınlatma metnini ve bildirim e-postanızı kontrol edin.
6. Ekip olarak gidiyorsanız davetlerin kabul edildiğini ve ekip kartlarının yayında olduğunu kontrol edin; taslak kartın kodu ZIP'e girmez. Sonra ortak şablonu uygulayın, QR ZIP dosyasını indirin.
7. Fuardan sonra ilk 48 saati Talepler sayfasına ayırın.

Sonuç

Fuarda dijital kartvizit, kâğıt kartvizitin yerini almaktan çok iki eksiğini kapatır: karşı tarafın bilgisini size ulaştırır ve işin nereye gittiğini ölçmenizi sağlar. QR kodu üç yere koyun (stant, yaka kartı, sunum), rehbere kaydı ve talep formunu açık tutun, fuardan sonra Talepler sayfasındaki listeyi ilk iki günde kapatın. Analitiğin sınırlarını da bilin: kaynak ve saat görünür, hangi baskının kazandığı görünmez.

Başlamak için fiyatlandırma sayfasından ücretsiz planla kartınızı açın. Talep formu ve analitik gerekiyorsa Başlangıç ya da Pro planına, ekip için işletme hesabına geçebilirsiniz. Kartınızın görünümünü temalar sayfasında önceden görebilirsiniz.